Os únicos requisitos para criar um grupo de meetup são: liderança, criatividade e dedicação.
Tendo você esses requisitos, os próximos passos serão levantar:
- Data
- Local
- Participantes
- Conteúdo
- Alimentação (Opcional)
A escolha de data e hora em um meetup é muito importante pois está relacionada diretamente com o público alvo que busca atingir. Em primeiro lugar: Só marque em horários comerciais de dias úteis se souber exatamente o que está fazendo. Quem participa de meetups normalmente já está inserido no mercado de trabalho e a prioridade sempre será o seu emprego.
Se você busca um público exclusivamente de pessoas universitárias, lembre-se que muitas além de trabalhar, precisam estudar durante a noite. Logo, os únicos dias disponíveis seriam finais de semana e feriados (Parece interessante a primeira vista pois abrange todo mundo, mas lembre-se que você vai competir justamente com os dias de descanso das pessoas).
Se você quer pessoas que já estam mais maduras em sua carreira, o melhor é fazer durante a noite em dias de semana.
Não existe uma receita universal sobre a data, então faça testes e descubra qual é a melhor escolha para seu grupo.
Se chegou até aqui e ainda não sabe qual data escolher, faça em uma terça ou quinta-feira das 19:00 até 21:00.
Isso vai ser definido pelo tempo que você tem disponível para organizar e também o interesse da sua comunidade em participar dos eventos. Geralmente o que mais acontece é um encontro por mês, que gera uma carga bem leve de ser gerenciada; Outros grupos mais ambiciosos fazem de 15 em 15 dias, mas isso dependerá bastante de criatividade e dedicação para manter a qualidade alta.
Você pode optar por três tipos de parceria:
- Empresas
- Universidades
- Auditórios
Apesar de mais difíceis no começo, elas logo veem o valor de hospedar um meetup e tudo começa a ficar facilitado (podendo chegar ao ponto de elas procurarem a organização oferecendo o espaço). É importante lembrar que você não fica em débito com a empresa, isso não é um favor: As empresas querem atrair talentos e os eventos são uma forma de mostrar ao público seu espaço e cultura.
Outro fator muito importante que deixa essa opção em primeiro lugar é que é muito mais fácil conseguir apoio para alimentação (você vai ter mais detalhes adiante). O principal ponto negativo dessa abordagem é que normalmente as empresas não tem um espaço adequado para receber pessoas, limitando a capacidade do seu evento (mas se ela vos recebeu bem, continue a parceria mesmo com capacidade reduzida).
O segredo para conseguir utilizar o espaço de uma empresa é conhecer alguém de dentro que assuma a responsabilidade de organizar o local, então nessa hora você vai precisar de criatividade e dedicação para encontrar alguém que acredite nessa iniciativa e te dê suporte; Evite repetir muitas vezes o mesmo local, isso aparenta que o meetup pertence a aquela empresa.
Dica: Inicie uma lista com os outros organizadores da mesma localidade e registre:
- Nome da empresa
- Capacidade máxima
- Nome e telefone de alguém de dentro da empresa
- Observações para a próxima pessoa que for reservar aquele espaço.
A maneira mais simples é entrar em contato direto com o coordenador dos cursos de tecnologia da informação. Converse, explique suas motivações e objetivos e verifique a possibilidade de uma parceria. Provavelmente algumas turmas serão liberadas para o seu meetup, o que trará uma grande adesão; Em contrapartida, nem todo mundo vai querer estar lá e o engajamento será bem menor.
Toda universidade possui um auditório que pode ser utilizado, porém é mais complexo conseguir um budget para comprar comida.
Várias associações e entidades possuem auditórios, mas a maioria requer pagamento de aluguel; Com um pouco de sorte (e networking), você pode conseguir a disponibilidade desses espaços (visto que sua atividade não busca lucro) e conseguirá ter um evento que comporta muito mais pessoas que uma empresa. Você vai precisar de muita dedicação para lotar a casa, além de precisar achar algum parceiro para o coffee.
De uma forma geral, existem dois tipos de participantes:
- Pessoas que já trabalham na área
- Pessoas que querem entrar na área.
Cada uma tem um jeito de ser contactada e para atingir um número significativo de pessoas, você vai precisar usar a sua criatividade.
Entre em contato com os coordenadores dos cursos de tecnologia das universidades da sua cidade; Entre com contato com empresas da sua cidade (ou pessoas que trabalham nessas empresas) e peça para que elas divulguem internamente o evento; Divulgue no Facebook, Instagram e Linkedin e estimule seus contatos a compartilharem;
A única regra aqui é evitar que a capacidade máxima do local seja excedida; Um espaço lotado prejudica a participação de todos.
A quantidade jamais deve servir de termômetro, então mesmo que venham poucas pessoas, receba-as e execute o meetup da mesma forma e entusiasmo que um encontro lotado (Um erro muito comum é cancelar porque poucas pessoas confirmaram presença. Isso é uma falta de respeito com quem reservou sua agenda para participar e deve ser evitado ao máximo).
Lembre-se: O DevParaná não restringe e não discrimina nenhuma pessoa de participar de seus eventos e é requerido que você faça o mesmo.
Esse item é um dos principais para o sucesso e continuidade do seu grupo de meetup e possivelmente é o que necessitará maior resiliência. Para conseguir novas talks, você pode abrir um Call4Papers (pode ser através de um formulário simples do google), mas não esqueça de avisar o aplicante quando você escolher/rejeitar uma palestra. É um pouco difícil um grupo de meetup viver de C4P, visto que a tendência é repetir palestrantes para evitar que o grupo fique sem conteúdo.
Uma alternativa é promover uma curadoria das palestras, onde você pode definir (ou não) um tema central para o encontro e ir atrás de pessoas que se dispõem a falar sobre o assunto. É um pouco mais trabalhoso, mas é uma forma que tende a gerar um resultado bem legal. Outra vantagem desse modelo é que você pode incentivar que novas pessoas iniciem suas vidas como palestrantes, criando um ciclo que retroalimenta sua comunidade. Para conseguir realizar dessa maneira, é importante que você esteja em contato constante e pedindo indicações, tanto para os participantes quanto para seus conhecidos; Algumas vezes será necessário pegar na mão de quem for palestrar e guiá-lx em sua primeira jornada.
Apesar de opcional, a alimentação é muito importante principalmente quando o evento ocorre logo após o horário de trabalho. Você não precisa se preocupar em oferecer um jantar completo, porém é importante que tenha pra todo mundo para que ninguém sinta fome no decorrer do evento.
Não precisa ser nada muito complexo, podendo até mesmo ser servido coisas simples como pipoca e frutas. Pelo custo benefício, é comum que as pessoas peçam salgadinhos de festa (4 por pessoa já são suficientes). Lembre-se que existem diversas restrições alimentares e o ideal é que você consiga atender todas; Como nem sempre é viável ter um cardápio super completo, fique atento aos participantes e tente atender apenas as restrições existentes.
Em primeiro lugar (e o que costuma ter mais sucesso), é encontrar um patrocinador para sua comida; Recomendamos que seja negociado com a empresa que está cedendo o espaço; Caso você faça em outro lugar como universidades e auditórios, você ainda pode pedir para uma terceira empresa patrocinar a comida; Uma coisa que não é recomendado é você ser recebido em uma empresa e levar o patrocínio de uma terceira junto (lembre-se que possivelmente essas duas empresas concorrem pela mesma mão-de-obra).
Caso nenhuma empresa esteja disposta a lhe patrocinar, você ainda tem uma saída se for um afiliado do DevParaná. Nós oferecemos 50 reais para você gastar exclusivamente com a alimentação do seu meetup, devendo a conta ser prestada no dia posterior ao evento.
O ideal é fechar parcerias e sempre honrar com os compromissos, assim seu meetup sempre terá todos os requisitos de um grupo bem sucedido.
Isso são dicas para quem não tem ideia de como proceder, mas nada está escrito em pedra. Se você discorda e quer executar diferente, fique à vontade para proceder da maneira que mais faça sentido para seu contexto.
Outra dica super valiosa é: Forme um time de 2 até 3 pessoas que juntas, dividirão as responsabilidades e manterão tudo sob controle.
Se possuir alguma dúvida, não exite em mandar uma mensagem no Slack do DevParaná.